Herramientas para aumentar tu productividad

Aumentar la productividad es una meta que preocupa a la gran mayoría de los profesionales. Y, aunque se trata de un problema muy común entre la gente, en realidad, siguiendo una estrategia adecuada, es algo fácil de resolver. 

Por eso, hoy en nuestro blog, te contamos algunos consejos y herramientas que puedes usar para aumentar tu productividad.  

Analiza cómo usas tu tiempo 

Los expertos recomiendan esta tarea como primer paso en la creación de una estrategia efectiva para aumentar la productividad. Para conseguirlo, es conveniente dedicar unos días a registrar todas las actividades que se realizan, con el objetivo de identificar: 

• ¿En qué se desperdicia el tiempo? 
• ¿En qué se ahorra tiempo? 
• ¿En qué se invierte tiempo? 

Herramientas para evaluar el tiempo: 

Timely: en esta app puedes combinar la programación de tareas en un calendario con el seguimiento del tiempo que dedicas a una aplicación en tu ordenador o móvil. El análisis se expone en una vista similar a un calendario con el tiempo dedicado a las tareas. Puede registrar una entrada manualmente, también ejecutar un temporizador o planificar de antemano cuánto tiempo esperas trabajar en diferentes proyectos y registrarlos. 

Matriz de Eisenhower 

Una vez que has analizado el uso del tiempo, es momento de avanzar un paso más, que es fundamental: decidir cómo vas a administrar tu tiempo. 

Y, para hacerlo, muchos expertos recomiendan utilizar la Matriz de Eisenhower, basada en el método diseñado por el presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower, quien, durante su mandato, tuvo que gestionar las tensiones de la Guerra Fría, acabar con la guerra en Corea y creó el Sistema Interestatal de Autopistas, entre muchos otros logros. Así que, en definitiva, sabía cómo utilizar su tiempo. 

Se trata de un sistema con el que clasificar las tareas según su importancia y urgencia, se acuerdo a los siguientes criterios: 

• Importante + urgente = Hacerlo 
• Importante + no urgente = Programarlo 
• No importante + urgente = Delegarlo 
• No importante + no urgente = Eliminarlo 

Además de seguir este método, es aconsejable hacer una planificación semanal, en la que elijas cinco objetivos prioritarios. Es aconsejable no seleccionar más de cinco, ya que asignarnos demasiadas cargas de trabajo suele ser el principal motivo de fracaso al conseguir cumplir con nuestras planificaciones. Por eso, los expertos en manejo de tiempo recomiendan elegir cinco tareas prioritarias para la semana y, si vas consiguiendo cumplirlas, puedes ir añadiendo más, según eliminas las ya realizadas. 

Existen apps que pueden ayudarte a elegir tus tareas prioritarias siguiendo el método de Eisenhower. 

Determina qué tiempo vas a dedicar a conseguir tus objetivos

Establece una cantidad de horas a la semana que vas a dedicar a tareas que has definido como prioritarias, pero al hacerlo, ten cuidado en no caer en excesos o en previsiones demasiado optimistas. Define una cantidad de horas no demasiado amplia y deja un tiempo para relajarte, tener vida social o dedicar a tus aficiones. 

Esto último, aunque parece una obviedad, es una de las principales razones de la baja productividad en las personas. Tendemos a ponernos metas demasiado exigentes, a hacer calendarios en los que dejamos muy poco tiempo para descansar y esto solo sirve para estresarnos, agotarnos y frustrarnos porque no conseguimos cumplir con nuestros objetivos.  

Para evitarlo, es mejor empezar dedicando poco tiempo e ir aumentando según vamos cumpliendo con el primer objetivo de tiempo que nos hemos establecido. 

Método pomodoro 

Este método es un excelente recurso para llevar a cabo tareas, especialmente aquellas que requieren altos niveles de concentración. Consiste en establecer unos intervalos de tiempo en los que te dedicarás a realizar estas tareas y alternarlos con periodos de descanso.  

Se recomienda establecer intervalos de 25 minutos alternados con otros de 5 o 10 minutos de descanso. Y, para alcanzar tus tareas, puedes dedicar unos 4 intervalos de 25 minutos de productividad al día. Claro, este depende de los objetivos de cada uno. Pero, como ya hemos mencionado antes, es mejor empezar con objetivos pequeños e ir aumentándolos según cumplimos con nuestras metas que comenzar con metas demasiado ambiciosas y fracasar.  

Y sí, existen varias apps para llevar a cabo este método. Con ellas, puedes activar alarmas para que te marquen los intervalos que hayas establecido previamente, además muchas de ellas te permiten bloquear llamadas u otras alertas en el dispositivo en el que estés trabajando, para evitar distracciones.  

En suma, la productividad es fundamentalmente una cuestión de planificación y organización y, si se sigue un método adecuado, es fácil conseguirlo. 

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